Bernd Klinkhammer
Vorstand
Steigende Kosten, komplexe Preisgleitklauseln und unterschiedliche Indexentwicklungen machen das Vertragscontrolling in der kommunalen Abfallwirtschaft zunehmend aufwendig. Gleichzeitig müssen Fristen eingehalten, Preisanpassungsforderungen geprüft und mögliche Auswirkungen auf den Wirtschaftsplan frühzeitig erkannt werden.
Mit teamService Vertrag übernimmt die teamwerk AG diese Aufgaben als laufende Serviceleistung. Kommunale Träger behalten so den Überblick über ihre Verträge, ohne zusätzliche personelle Kapazitäten aufbauen zu müssen.
Wenn aus einer Klausel viele Aufgaben entstehen
Verträge in der Abfallwirtschaft enthalten häufig verschiedene Regelungen zu Diesel-, Personal-, Material- oder Energiekosten. Ändern sich die zugrunde liegenden Indizes, müssen Berechnungen nachvollzogen und Forderungen der Vertragspartner sorgfältig geprüft werden.
Hinzu kommen Kündigungs-, Verlängerungs- und Optionstermine. Im laufenden Verwaltungsalltag besteht die Gefahr, dass wichtige Fristen oder finanzielle Auswirkungen erst spät erkannt werden.
teamService Vertrag bündelt diese Aufgaben in einem strukturierten Vertragscontrolling.
Verträge systematisch erfassen
Zu Beginn werden die relevanten Abfallwirtschaftsverträge gesichtet und alle Klauseln zur Preisanpassung erfasst. Die enthaltenen Formeln und Indizes werden eindeutig zugeordnet und für die weitere Überwachung vorbereitet.
Berücksichtigt werden beispielsweise:
- Diesel- und Treibstoffindizes
- Personalkosten und tarifliche Anpassungen
- Materialindizes für Stahl oder Kunststoffe
- Energiepreisindizes
- Verwertungserlöse
- Kündigungs-, Verlängerungs- und Optionsfristen
Innerhalb von rund vier Wochen ist das Vertragscontrolling eingerichtet und einsatzbereit.
Preisanpassungen nachvollziehbar prüfen
Fordert ein Entsorger eine Preiserhöhung, wird diese anhand der vereinbarten Klauseln und amtlicher Indexdaten nachgerechnet. Abweichungen zwischen der Forderung und der Gegenrechnung werden transparent dokumentiert.
Jede Berechnung wird mit Datum, Indexstand, Quelle und verwendeter Formel festgehalten. Die Ergebnisse erhalten Sie als PDF- und Excel-Datei. Dadurch bleibt jederzeit nachvollziehbar, wie ein Wert zustande gekommen ist – auch gegenüber Vertragspartnern oder der Rechnungsprüfung.
Fristen automatisch überwachen
Neben den Preisgleitklauseln werden auch wichtige Vertragsfristen laufend überwacht. Die zuständigen Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter erhalten monatliche Erinnerungen per E-Mail.
So geraten Kündigungs-, Verlängerungs- oder Optionstermine nicht aus dem Blick und notwendige Entscheidungen können rechtzeitig vorbereitet werden.
Auswirkungen auf den Wirtschaftsplan erkennen
Preisanpassungen betreffen häufig mehrere Verträge gleichzeitig. Erst in der Gesamtbetrachtung wird sichtbar, welche finanziellen Folgen daraus für den Wirtschaftsplan entstehen.
teamService Vertrag führt die Auswirkungen zusammen und stellt sie in einem Budgetbericht übersichtlich dar. Dadurch erkennen kommunale Träger frühzeitig, welche Kostenentwicklungen zu erwarten sind.
Ergänzung zum bestehenden Dokumentenmanagement
teamService Vertrag ersetzt kein vorhandenes Dokumentenmanagement-System. Die bestehende Vertragsakte, Ablagestruktur und Rechteverwaltung bleiben unverändert.
Der Service ergänzt das führende System um die notwendige Rechen- und Prüflogik. Berechnungen und Berichte können anschließend wieder in der jeweiligen Vertragsakte abgelegt werden.
Entlastung durch laufendes Vertragscontrolling
teamService Vertrag unterstützt kommunale Träger dabei,
- Preisgleitklauseln strukturiert zu verwalten,
- Anpassungsforderungen nachvollziehbar zu prüfen,
- wichtige Vertragsfristen einzuhalten,
- Budgetfolgen frühzeitig zu erkennen und
- alle Ergebnisse transparent zu dokumentieren.
Sie stellen die Vertragsunterlagen und erforderlichen Daten bereit – die teamwerk AG übernimmt die laufende Prüfung und Überwachung.
Verträge sicher steuern, statt nur zu verwalten
Ein strukturiertes Vertragscontrolling schafft Transparenz über Fristen, Kostenentwicklungen und mögliche Risiken. Damit erhalten kommunale Träger eine verlässliche Grundlage für Entscheidungen und gewinnen gleichzeitig Zeit für ihre operativen Aufgaben.
Möchten Sie Ihr Vertragscontrolling effizienter gestalten?
Gerne zeigen wir Ihnen, wie teamService Vertrag Ihre bestehenden Verwaltungsstrukturen ergänzt und Sie bei der laufenden Überwachung Ihrer Abfallwirtschaftsverträge entlastet.
