Nach § 14 der Vergabeverordnung (VgV) sind öffentliche Aufträge grundsätzlich im offenen oder nicht offenen Verfahren zu vergeben. Jedoch sind diese Verfahrensarten in bestimmten Fällen ungeeignet oder haben sich als ungeeignet erwiesen. Zum Beispiel, da keine ordnungsgemäßen oder nur unannehmbare Angebote eingereicht wurden. Dann können unter Einhaltung bestimmter Voraussetzungen andere Verfahrensarten zur Anwendung kommen. Wie z. B. der wettbewerbliche Dialog. Zwar gibt es keine Beschaffungsgegenstände, die per se nur mittels dieser Verfahrensalternative beschafft werden können. Aber es gibt eben solche, die aus verschiedenen Gründen nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben werden können. Dies kann zum Beispiel mit der Art, der Komplexität, dem rechtlichen oder finanziellen Rahmen oder den damit einhergehenden Risiken zusammenhängen.

Der Wettbewerbliche Dialog

Bei dem wettbewerblichen Dialog können mit den Bietern alle Aspekte eines Auftrags erörtert werden. So wird gemeinsam eine Lösung entwickelt, die den Bedürfnissen und Anforderungen des Auftraggebers am besten gerecht wird. Damit wird entscheidend die Qualität eines Ausschreibungsergebnisses gesteigert. Und gleichzeitig eine vergaberechtlich zulässige Einbindung der Teilnehmer des Vergabeverfahrens ermöglicht.

Projekt des Pfalzwein e.V. und der teamwerk AG

In diesem Zusammenhang betreute die teamwerk AG im ersten Halbjahr 2017 ein entsprechendes Vergabeverfahren für den Pfalzwein e.V.. Ausschreibungsgegenstand war der Kauf, die Entwicklung und Herstellung eines Messestandes (inkl. entsprechender Rahmenvereinbarung „Einzelstände“) zur Repräsentation des Weinbaugebietes Pfalz auf nationalen und internationalen Messen. Die Durchführung eines wettbewerblichen Dialogs wurde bewusst einem offenen Verfahren bzw. einem nicht offenen Verfahren mit Teilnahmewettbewerb vorgezogen. Trotz gehobener Fachkenntnis beim Auftraggeber war es erforderlich, die neuesten technischen Anforderungen an den Messestand im Dialog mit den Bietern zu erörtern. Daneben galt es, rechtliche Details des auf lange Dauer angelegten Dienstleistungsvertrages sowie einer integrierten Abrufrahmenvereinbarung für die Einzelstände zu klären. Auch die Bedürfnisse und Ziele der insgesamt am Gemeinschaftsstand ausstellenden 39 Weingüter und Winzergenossenschaften waren entsprechend zu berücksichtigen.

Projektablauf

Dem Dialogverfahren war ein Teilnahmewettbewerb vorgeschaltet. Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs wurden Mindestauswahlkriterien für die Beteiligung an der Ausschreibung definiert. Eine weitere Beschränkung des Bieterkreises war nicht vorgesehen. Die für den Teilnahmewettbewerb entscheidenden Eignungskriterien wurden mittels einer vordefinierten Einheitlichen Europäischen Eignungserklärung (EEE) abgefragt. Die ersten Dialoggespräche dienten der Festlegung der technischen Mittel, mit denen die vom Auftraggeber erklärten Zielvorgaben erreicht werden können, sowie der Klärung rechtlicher und kaufmännischer Rahmenbedingungen. Nach Abschluss der Dialogphase wurden die Bieter zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert. Gleichzeitig wurden den Bietern auf der Vergabeplattform subreport die endgültigen Vergabeunterlagen als Grundlage für die Angebotsabgabe zur Verfügung gestellt.

Der Messestand

Mit dem neuen Gemeinschaftsstand trat die Pfalz bereits im März 2018 bei der weltgrößten Weinmesse auf: der ProWein in Düsseldorf. Auf dem knapp 600 Quadratmeter großen Gemeinschaftsstand präsentierten sich 39 Weingüter und Winzergenossenschaften. In der Standmitte informierte Pfalzwein auf dem 238 Quadratmeter großen Marktplatz über die geschützte Ursprungsbezeichnung „Pfalz“ (gU Pfalz). Zur Information über die geschützte Herkunft dienten mehrere Verkostungen mit namhaften Weinexperten, eine frei zugängliche Verkostungstheke mit charakteristischen Pfälzer Weinen sowie Prospekte über die Weine der gU Pfalz..