Für die Untersuchung des Aufgabenbereiches Gebäudemanagement wurde im Rahmen eines Pilotprojektes für Haushaltskonsolidierungen der Beratungsstelle des Landes Hessen für Nicht-Schutzschirmkommunen ein Beratungsbüro gesucht, das eine professionelle und methodensichere fachliche sowie organisatorische Untersuchung durchführen soll.

Aufgabenstellung

Bestandteil der Untersuchung war die Durchführung einer Aufgabenkritik, eine Organisationsanalyse sowie eine Stärken- und Schwächenanalyse. Daneben war die Optimierung der Prozesse sowie die Untersuchung der Abläufe und Zuständigkeiten durchzuführen. Besonderes Augenmerk erfuhren die Schnittstellen des Teams zu den Eigenbetrieben, städtischen Eigengesellschaften, Zweckverbänden sowie beauftragten Externen.
Ferner war das bestehende Immobilienportfolio und das Immobilienbewirtschaftungskonzept zu sichten und zu bewerten sowie eine Aussage zur optimalen Aufbauorganisation und Organisationsform zu treffen.

Das Vorgehen

Nach dem Projektauftakt und der Information der Mitarbeiter*innen des Teams erfolgte eine umfassende Aufnahme der IST-Situation samt Interviewphase und Vor-Ort-Besichtigungen der dezentralen Einheiten. Im Rahmen der IST-Aufnahme wurde auch eine Befragung der Mitarbeiter und die Aufnahme der Prozesse und Schnittstellen durchgeführt. Nach etwa zwei Monaten lagen die Ergebnisse der IST-Aufnahme vor und konnten in der Stärken-Schwächen-Analyse bewertet werden. Festgestellte Stärken wurden im Sinne des Pilotprojektes modellhaft in den Ergebnisbericht übernommen. Identifizierte Schwächen wurden im Rahmen der SOLL-Konzept auf Optimierungspotentiale untersucht und konkrete Maßnahmen zur Optimierung erarbeitet. Für die so entwickelten Maßnahmen wurden Maßnahmensteckbriefe erstellt, die Anlage zum Ergebnisbericht waren.

Projektorganisation

Das Untersuchungsprojekt wurde planmäßig in dem vorgegebenen Zeitraum von 6 Monaten durch zwei Berater aus dem Bereich „Öffentliche Verwaltung“ durchgeführt. Die Leitung des Projektes erfolgte durch den Lenkungskreis. Die operative Projektleitung erfolgte gemeinsam durch jeweils einen zentralen Projektleiter und die Teamleitung seitens des Auftraggebers als auch durch den Projektleiter von der teamwerk AG. Die eigentliche Projektarbeit erfolgte unmittelbar zwischen den Mitarbeiter*innen des Auftraggebers, den Beratern der teamwerk AG und der operativen Projektleitung.