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Über teamwerk
Wir sind eine der führenden Managementberatungen für die Öffentliche Hand und beraten von Mannheim aus Kommunen und kommunale Unternehmen im ganzen Bundesgebiet.

ÖFFENTLICHE VERWALTUNG

Orientierung in einer Umwelt knapper Ressourcen
Herausforderungen als Chancen nutzen

Alles verändert sich. Das war schon immer so. Aber die Geschwindigkeit ist eine andere. Und es wird schneller.

Mit der Digitalisierung werden sich Bürger- und Kundenerwartungen, Leistungen, Prozesse, Kompetenzen und Organisationen verändern. Eine große Herausforderung. Für die öffentliche Verwaltung, aber noch vielmehr eine Chance. Die Chance, eingefahrene Strukturen kritisch zu hinterfragen, diese an den zukünftigen Anforderungen auszurichten und auch mal alte Zöpfe abzuschneiden. Aufgrund der gesetzlichen und politischen Rahmenbedingungen liegt der Fokus der Verwaltungen vielfach nicht bei den Aufgaben, sondern vielmehr auf den Leistungen.
Der gesellschaftlich-technologische Wandel verändert nicht nur den Anspruch an die öffentlichen Leistungen, sondern eröffnet auch Potentiale bei deren „Herstellung“: Prozessdigitalisierung, Automatisierung, De-/Zentralisierung, Flexibilisierung der Beschäftigung, …

Potential besteht im Großen, wie auch im Kleinen.
Die _teamwerk_AG unterstützt Sie bei den vor uns liegenden Herausforderungen.

IHR ANSPRECHPARTNER
für Strategie- & Organisationsberatung
CHRISTIAN HERRN
Dipl.-Verww. (FH), B.A. CMI
Senior-Berater und Prokurist
c.herrn@teamwerk.ag
0621 - 29 99 79 - 0

UNSER LEISTUNGSPORTFOLIO

Ausgewählte Steckbriefe unserer Tätigkeitsfelder

OrganisationsuntersuchungManchmal steht sich die Organisation selbst im Weg – was dann?

Die Anlässe für Untersuchungen der betrieblichen Strukturen sind so vielfältig wie die hierbei eingesetzten Instrumente: Personelle Umbrüche, wahrgenommene Probleme, bevorstehende Wechsel der IT-Systeme, Konsolidierungsdruck, …
Eines haben jedoch alle Organisationsuntersuchungen gemein: Sie bedeuten immer einen Eingriff in die betriebliche und individuelle Arbeitssphäre. Hierzu bedarf es neben der Erfahrung insbesondere dem richtigen Zusammenspiel aus Sensibilität und Distanz.
In Abhängigkeit der vereinbarten Zielsetzungen kann eine Organisationsuntersuchung vollkommen unterschiedliche Untersuchungsfelder betrachten bzw. inhaltliche Schwerpunkte behandeln.

Untersuchungsfelder einer Organisationsuntersuchung

Korrelierend zu den gewählten Feldern/Schwerpunkten kommen unterschiedlichste Verfahrensweisen/Methodiken und Instrumente zum Einsatz: Mitarbeiterbefragungen, Interviews, Workshops, Geschäftsprozessanalyse- und optimierung , Stärken-Schwächen-Analysen, …
Mit dem Ergebnis des Untersuchungsprojektes werden Optimierungsvorschläge und deren Potentiale aufgezeigt und darauf basierende Umsetzungsempfehlungen ausgesprochen.
Praxistipp: Erfolgreiche Organisationsprojekte zeichnen sich vielfach durch eine gute (und regelmäßig aufwendige) konzeptionelle Vorbereitung und deren Einbettung in die Gesamtstrategie aus:

  • „Klasse statt Masse“ – Fokus auf die wirklich relevanten Untersuchungsfelder und Organisationseinheiten
  • „Überfordern sie nicht Ihre Organisation“ – Planen Sie ausreichend zeitlichen Abstand zu Vorprojekten ein und berücksichtigen Sie Parallelprojekte
  • „Luft zum Atmen“ – Lassen Sie bei der Planung ausreichend Luft hinsichtlich Zeit, Inhalte und Ressourcen
  • „Bauchgefühl“ – Starten Sie das Organisationsprojekt nur, wenn sie von dessen Erfolg und Ihrem/r Berater*in überzeugt sind

Sie planen absehbar die Durchführung einer Organisationsuntersuchung oder haben bereits konkreten Bedarf? Dann sprechen Sie uns an. Wir stehen für ein unverbindliches Gespräch gerne zur Verfügung.
Schauen Sie auch in unser Produktblatt hierzu: Organisationsuntersuchungen.

Geschäftsprozessanalyse und -optimierungStructure follows process follows strategy

Was der Stoffwechsel für den Organismus ist, das sind die Geschäftsprozesse für die Organisation. Im Körper sorgt der Stoffwechsel dafür, alle Organe mit den richtigen Nährstoffen zu versorgen, die dort abgebaut, umgebaut und zu neuen Produkten aufgebaut werden. Sowohl eine Über- als auch eine Unterversorgung können hierbei schädlich sein.
Analog hierzu sorgen effiziente Geschäftsprozesse dafür, dass alle beteiligten Stellen entlang der Prozesskette zum richtigen Zeitpunkt und zu richtiger Menge den passenden Arbeitsinput erhalten, ihren Wertschöpfungsbeitrag leisten und den Output weitergeben. Im Unterschied zum Körper wird eine – nicht nur temporäre – Über-/Unterversorgung jedoch stets Schäden bei der betroffenen Person, innerhalb der Gruppe oder am Produkt/Leistung verursachen.
Erstellung Prozesslandkarte
Aufgabe der Geschäftsprozessoptimierung ist es, die innerbetrieblichen Prozessketten auf Ineffizienzen und Risiken zu überprüfen, Schwächen zu beseitigen und Abläufe zu dokumentieren. Verwaltungen und Betriebe verfügen in der Regel über eine Vielzahl von Geschäftsprozessen, die erst mit der Erstellung einer Prozesslandkarte für jedermann sichtbar werden. Im Mittelpunkt der Prozessoptimierung stehen typischerweise Kernprozesse, die maßgeblich für den Wertschöpfungsbeitrag oder zur Erfüllung der übertragenen Aufgabe sind. Daneben kommen aber auch Prozesse in Betracht, die über ein spezifisches Risikopotential verfügen oder wiederholt Schwierigkeiten verursacht haben. Ein weiterer Anlass für die Durchführung von Geschäftsprozessoptimierungen ist oftmals auch der Wechsel von EDV-Systemen. Hierdurch wird nicht nur vermieden, bestehende Prozessschwächen in einem neuen System fortzuführen, sondern auch bereits „technische“ Prozessdefinitionen für Leistungsverzeichnisse des bevorstehenden Beschaffungsverfahrens oder Customizing-Aktivitäten zu erstellen.
Zur Aufnahme und Dokumentation von Prozessen hat sich die Nutzung grafischer Ablaufdiagramme etabliert. Die _teamwerk_AG nutzt hierfür die weltweit führende Modellierungssprache BPMN 2.0. Die Verwendung dieses Standards erlaubt nicht nur ein vergleichsweise intuitives Verständnis der Symbolik und Logik, sondern auch die Möglichkeit des digitalen Austausches und der Weiternutzung in der innerbetrieblichen Prozessdatenbank.

Neben der originären Zielsetzung, der Optimierung oder Risikominimierung der Prozessabläufe, bieten die digitalisierten Prozessdarstellungen noch zusätzliche Nutzungsmöglichkeiten:
Beispieldarstellung Geschäftsprozessaufnahme

  • Regelungen von Geschäftsverteilungen innerhalb von Organisationseinheiten
  • Grundlage für Stellenbeschreibungen
  • Rahmen für analytische Stellenbemessungsverfahren
  • Einrichtung von Leistungsmesszahlen
  • Nutzung als Arbeits- und Dienstanweisung

Sie planen absehbar die Durchführung einer Geschäftsprozessanalyse oder gar -optimierung bzw. haben bereits konkreten Bedarf? Dann sprechen Sie uns an. Wir stehen für ein unverbindliches Gespräch gerne zur Verfügung.

Interkommunale ZusammenarbeitMit wem ist klar – aber wie?

Die Interkommunale Zusammenarbeit (IKZ) ist bei den Gemeinden, Städten und Landkreisen seit Jahrzehnten praktizierte und bewährte Praxis. Die Begrifflichkeiten sind bekannt, mögliche Synergien diskutiert, …
Häufig jedoch sind die bereits bestehenden Kooperationen auf einen kleinen Kreis von Aufgaben beschränkt. Hierbei handelt es sich in der Regel um anlagen- bzw. kapitalintensive Einrichtungen, die insbesondere aus wirtschaftlichen Gründen eine gemeinsame Aufgabenwahrnehmung begründet – genannt seien hier insbesondere die Abfallwirtschaft, Wasserversorgung und Abwasserentsorgung.

Mit dem weiterhin bestehenden Konsolidierungsdruck erfährt das Thema der interkommunalen Zusammenarbeit auch in anderen kommunalen Aufgabengebiete stetigen Zulauf. Zusätzlichen Vortrieb erhält die IKZ durch den inzwischen spürbaren Fachkräftemangel – insbesondere im technischen Bereich und für hochqualifizierte Funktionen. In Kombination mit der stetig einhergehenden Digitalisierung und auch dem Wandel in der Arbeitsorganisation werden zukünftig Kooperationslösungen realisiert werden, die vor wenigen Jahren noch unmöglich erschienen.

Aber: Interkommunale Zusammenarbeit ist kein Allheilmittel, es braucht zueinander passende kommunale Partner, einen klaren politischen Willen auf allen Seiten, die Fähigkeit etwas abzugeben und realistische Erwartungen.

Wenn diese Voraussetzungen jedoch gegeben sind, kann die interkommunale Zusammenarbeit einen wertvollen Beitrag für die heutigen und zukünftigen Herausforderungen der Kommunen liefern und gleichzeitig deren Eigenständigkeit gestärkt werden.
Interkommunale Zusammenarbeit

Mit der Erfahrung aus über 20 IKZ-Projekten unterstützen wir Sie in allen Phasen Ihres IKZ-Projekts: Beginnend mit der Auswahl erfolgsversprechender Aufgabenfelder. Zudem mit einer auf einer umfassenden Bestandsaufnahme beruhenden Untersuchung der Kooperationsmöglichkeiten. Gefolgt von der Ermittlung der (qualitativen und quantitativen) Synergiepotentiale. Da wir besonderen Wert auf die Umsetzbarkeit unserer Projekte legen, begleiten wir Sie auch gerne im Anschluss bei dem Umsetzungsprozess. Wir können die Steuerung des Gesamtprozesses übernehmen, oder auch bei der zugehörigen Vertragsgestaltung federführend wirken.

Haben Sie Fragen oder bereits einen konkreten Unterstützungsbedarf?
Dann sprechen Sie uns an. Wir stehen für ein unverbindliches Gespräch gerne zur Verfügung.
Schauen Sie auch in unser Produktblatt hierzu: Interkommunale Zusammenarbeit.

PersonalgewinnungGeeignetes Personal finden und auswählen

Der Arbeitgeber Öffentliche Hand wird in den kommenden Jahren altersbedingt einen Großteil seiner heutigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verlieren – Kein Wunder, weisen doch viele Organisationen heute einen Altersschnitt von deutlich über 50 Jahren aus. Dies führt dazu, dass die öffentlichen Arbeitgeber zunehmend auf dem Arbeitsmarkt aktiv werden müssen. Keine leichte Aufgabe, wenn man bedenkt, dass man mit der privaten Wirtschaft im Wettbewerb um die geeignetsten Köpfe buhlt. Letztgenannte profitiert dabei insbesondere von flexibleren Rahmenbedingungen, als sie ein öffentlicher Arbeitgeber oft bieten kann. Aus diesem Grund müssen sich die Öffentlichen Einrichtungen positionieren und ihre Attraktivität als öffentlicher Arbeitgeber darstellen. Bei der Erarbeitung der jeweils auf die Arbeitgeber abgestimmten individuellen Vorteile unterstützen wir Sie gerne. Oftmals hilft erst der Input von außen, um sich selbst richtig einordnen zu können und die eigenen Vorzüge zu kommunizieren.
Personalgewinnung
Und natürlich gehören zur Stellenausschreibung auch die konkrete Beschreibung der Stelle sowie die erforderlichen Qualifikationen und Erfahrungen der Bewerber. Die _teamwerk_AG unterstützt in diesem Zusammenhang bei der Definition des Stellenprofils, der Formulierung der Erwartungen an einen zukünftigen Stelleninhaber, aber auch bei der attraktiven Darstellung des Arbeitgebers.

UNTERSTÜTZUNG BEI DER PERSONALAUSWAHL VON ANFANG AN
Die eigentliche Personalauswahl gehört zu den wichtigsten Entscheidungen in Organisationen. Und weil diese sehr komplex geworden ist, unterstützen wir Sie bei diesem Schritt. Wir entwickeln mit Ihnen ein Konzept für die Personalauswahl und entlasten gerne auch bei der Durchführung des gesamten Verfahrens.

UNSER ZUSÄTZLICHES KOSTENLOSES ANGEBOT: DIE _TEAMWERK_ STELLENBÖRSE
Auf unserer Homepage steht eine kostenlose Stellenbörse für die Öffentliche Hand zur Verfügung. Nutzen Sie unser Netzwerk und veröffentlichen Ihre Stellenausschreibungen auf unserer Homepage. Dadurch erweitern Sie als öffentlicher Arbeitgeber Ihre Reichweite – und das völlig kostenlos. >>zur Stellenbörse

Schauen Sie auch in unser Produktblatt hierzu: Personalgewinnung für die öffentliche Hand.

Stellenbeschreibung/-bewertungUnabhängig, schnell und rechtlich abgesichert

Der Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes rückt die Stellenbeschreibung und -bewertung in den Fokus der öffentlichen Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer. Denn beide Dokumente bilden im Zusammenwirken die Grundlage für die korrekte Bezahlung in öffentlichen Organisationen. Dabei müssen diese gehobenen Ansprüchen genügen, da sie auch der Prüfung durch Rechnungshöfe bzw. externer Mittelgeber standhalten müssen.

StellenbeschreibungDie Stellenbeschreibung stellt die zu erledigende Arbeit dar und bildet unter anderem die Grundlage für einen Stellenbesetzungsprozess. Sie sorgt darüber hinaus für eine Aufgabenklarheit und kann die Grundlage für Mitarbeiter-Vorgesetzten-Gespräche bilden.

Die Erstellung von Stellenbeschreibungen ist für die öffentlichen Arbeitgeber häufig eine große Herausforderung, da neben der dafür notwendigen Zeit auch nicht selten die hierfür notwendige praktische Erfahrung fehlt. Das den Stellenbewertungen zugrunde liegende komplexe Eingruppierungsrecht tut sein Übriges.

Die _teamwerk_AG erstellt für ihre öffentlichen Partner Stellenbeschreibungen und die zugehörigen Stellenbewertungen. Dabei profitieren diese von einer schnellen, unabhängigen und rechtssicheren Bearbeitung. Letztgenanntes garantiert unter anderem die Zusammenarbeit mit unserem Kooperationspartner _teamiur_Rechtsanwälte.
Schauen Sie auch in unser Produktblatt hierzu: Stellenbeschreibung und -bewertung.

WissenssicherungIndividuelles Know-How in der Organisation sichern und zugänglich machen

Know-How ist die wichtigste Ressource in öffentlichen Verwaltungen und Betrieben. Hierzu gehört das Wissen um bestimmte Abläufe, Strategien und Lösungswege innerhalb der Organisationseinheit. Dabei trägt jeder Mitarbeiter mit seinem individuellen Wissensschatz zum Gesamt-Know-How der Organisation bei.

Der Weggang jedes Mitarbeiters hinterlässt zwangsläufig eine Wissenslücke. Das Ausscheiden von Leistungsträgern und Beschäftigten mit Schlüsselfunktionen kann zu einem Wissensverlust führen, der die Organisation nachhaltig belastet.

Unser Ansatz
Ziel des Übergabe- und Wissensmanagements ist es, individuelles Know-How in der Organisation zu sichern und zugänglich zu machen. Im Mittelpunkt steht der Grundgedanke, bereits dokumentiertes und abgelegtes Wissen für die Organisation nutzbar zu machen bzw. weiße Flecken in der Dokumentation zu identifizieren und zu ergänzen. Hier setzt das strukturierte Übergabemanagement an.

Mit unserem Übergabemanagement machen wir aus individuellem Wissen institutionalisiertes Wissen. Gemeinsam mit dem bisherigen Stelleninhaber werden dessen Wissen und Erfahrungen gefiltert, zu Papier gebracht und damit von der Person losgelöst. Der Organisation wird dadurch Wissen zugänglich gemacht, das vorher ausschließlich beim Stelleninhaber lag. Von besonderer Bedeutung ist dieses Vorgehen, wenn für einen ausscheidenden Stelleninhaber noch kein Nachfolger bereitsteht und eine persönliche Übergabe nicht stattfinden kann.

Schauen Sie auch in unser Produktblatt hierzu: Wissenssicherung.

PROJEKTBEISPIELE

Detaillierte Case-Studies unserer Leistungen

Kreisverwaltung Südwestpfalz

Sammlung, Beförderung und teilweise Verwertung von kommunalen Abfällen; Offenes Verfahren; Externe Vergabestelle
Zum Projekt

Neckar-Odenwald-Kreis

Prüfung & Fortentwicklung des bestehenden Gebührenmodells sowie Gebührenkalkulation
Zum Projekt

Zweckverband Abfallverwertung Südwestpfalz (ZAS)

Zukunftsstrategie Müllheizkraftwerk (Kosten-Nutzen-Analyse & Strukturiertes Bieterverfahren)
Zum Projekt

Landkreis Bad Kreuznach / RHE AöR

Beschaffung von Abfallsammelfahrzeugen; Rahmenvertrag; Wettbewerblicher Dialog; gemeinsame Ausschreibung
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Stadtwerke Pirmasens Verkehrs GmbH

Punktuelle Unterstützung bei Ausschreibungen im Bereich der SektVO
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Gender Hinweis:

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Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird die Sprachform des generischen Maskulinums angewandt. Es wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.

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