Dann übernimmt die _teamwerk_AG gerne die komplette operative Abwicklung des Vergabeprozesses im Sinne einer externen Vergabestelle für Sie!

Dazu gehört neben der Ermittlung des konkreten Bedarfes vor allem die Ausschreibungskonzeption und die Vertragsgestaltung inkl. Leistungsbeschreibung, die wirtschaftliche Ergebnisse erwarten lassen und Rechtssicherheit schaffen. Aber auch die Losbildung (Fachlose, Gebietslose, Mengenlose) spielt für eine marktgerechte Beschaffung eine wichtige Rolle.

Bei der Vertragsgestaltung legen wir großen Wert auf die Qualität der Leistungen oder Waren, die jeweils zu beschaffen sind. Über Auftragserfüllungsklauseln stellen wir sicher, dass Sie erfolgreich auch die Qualität durchsetzen können, die Sie ausgeschrieben haben. Bei längerfristigen Dienstleistungsaufträgen ist zudem eine schlanke Vertragsdurchführung wichtig. So ist etwa bei der Preisbildung und Abrechnung darauf zu achten, dass die Rechnungsprüfung nicht zu einem überhöhten Aufwand führt.

Mit unserer langjährigen Expertise führen wir Ihre Ausschreibungen zu einem wirtschaftlichen Erfolg. Auch nach der Ausschreibung sind wir natürlich für Sie da, etwa wenn Vertragsänderungen wie z. B. Preisanpassungen notwendig werden.

Als externe Vergabestelle leisten wir weiter einen Beitrag zur Korruptionsbekämpfung und Compliance. Hierzu arbeiten wir stetig mindestens mit dem Vier-Augen-Prinzip.

Vielleicht sind Sie sich aber noch unsicher, ob Sie Ihren Bedarf tatsächlich ausschreiben sollen oder ob vielleicht eine Eigenerbringung oder eine interkommunale Kooperation die bessere Wahl ist. Gerne untersuchen wir für Sie solche und ähnliche Fragestellungen. Hierzu empfehlen wir regelmäßig die Durchführung einer Nutzwertanalyse. Die Nutzwertanalyse ist ein Verfahren zur Alternativenbewertung, bei denen Alternativen auch mit Bewertungskriterien gemessen werden, die selbst nicht mit Geldeinheiten messbar sind (multiattributive Nutzenbetrachtung). Hierbei kann eine Alternativenbewertung sowohl unter Berücksichtigung multidimensionaler Zielsysteme als auch spezifischer Zielpräferenzen vorgenommen werden. Diese Verfahren helfen die Komplexität von Entscheidungssituationen zu reduzieren und stellen eine in Wissenschaft und Praxis bewährte Planungsmethode zur systematischen Entscheidungsvorbereitung dar.

Bei der Ausschreibung benötigen Sie vielleicht punktuelle Unterstützung bei komplexen zweistufigen Vergabeverfahren wie nicht offenen Verfahren, Verhandlungsverfahren oder wettbewerblichen Dialogen.

Vielfach werden wir auch bei der Erstellung von Wertungsmatrizen hinzugezogen. Gemäß § 58 der Vergabeverordnung soll der Zuschlag bekanntermaßen auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt werden. Was leicht klingt, kann in der Praxis schnell sehr anspruchsvoll werden. Das wirtschaftlichste Angebot ist dasjenige mit dem besten Preis-/Leistungsverhältnis. Kann ich dann überhaupt noch nur nach dem Preis vergeben? Und bedeutet das, dass nur noch die Zuschlagsformel (Z) =/ verwendet werden darf? Können Eignungskriterien gleichzeitig auch Zuschlagskriterien sein? …

Wir helfen aber auch gerne bei der Erstellung von Verträgen und Leistungsbeschreibungen. Hierbei bringen wir unsere praktischen Erfahrungen aus über 1.000 erfolgreichen Vergabeverfahren in den letzten 20 Jahren mit ein.

Auch bei Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen (Soll-Kosten-Rechnung) unterstützen wir Sie gerne. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, die Soll-Kosten-Rechnung vor der Submission durchzuführen, da in der Regel nur dann eine Aufhebung wegen Unwirtschaftlichkeit in Betracht kommt.

Auch wenn eine Ausschreibung, etwa durch die Erhebung von Verfahrensrügen ins Schlingern gerät, unterstützen wir Sie gerne. Für etwaige Nachprüfungsverfahren oder sonstige vergaberechtlichen Expertisen steht Ihnen die mit uns verbundene Rechtsanwaltskanzlei _teamiur_Rechtsanwälte gerne zur Verfügung.

Klassische Vergabeverfahren sind mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden. Bereits die Ausschreibung z. B. einfach gelagerter Sammel- und Entsorgungsleistungen bedeutet den Druck und Versand von Vergabeunterlagen in einem Umfang von teilweise mehreren 100 Seiten. Umso mehr überrascht es, dass die E-Vergabe, bei der mitunter die gesamte Kommunikation zwischen einem Bieter und der Vergabestelle elektronisch vorgenommen werden kann (sog. Transaktionsplattformen), bisher lediglich geringen Anklang bei kommunalen Vergabestellen gefunden hat. Als Bedenken gegenüber der E-Vergabe führen Vergabestellen primär fehlendes Knowhow i. Z. m. den Ausschreibungsplattformen sowie Unsicherheiten bezüglich gesetzlicher Vorgaben und Vorschriften an.

Seit der Vergaberechtsreform in 2016 bestehen konkrete Vorgaben, in welchem Umfang und ab welchem Stichtag die Durchführung elektronischer Vergaben für die öffentlichen Auftraggeber verbindlich wird. Mit Umsetzung der UVgO auf Landesebene wird, wenn auch nur zum Teil, die E-Vergabe auch im Unterschwellenbereich Einzug erhalten. Die _teamwerk_AG hat bereits vor diesen rechtlichen Verpflichtungen für ihre Kunden Vergaben auf elektronischem Wege durchgeführt und verfügt über ein umfassendes Know-how im Zusammenhang mit allen Belangen der E-Vergabe. Gerne führen wir auch Ihre Ausschreibung bereits heute vollständig auf elektronischem Wege durch, unterstützen Sie bei der Implementierung der Werkzeuge sowie der Optimierung bestehender Prozesse zur elektronischen Vergabe. Auf Wunsch stehen wir Ihnen zudem im Wege eines Inhouse-Seminars für alle theoretischen und praktischen Fragen zur E-Vergabe zur Verfügung.

Nach § 14 der Vergabeverordnung sind öffentliche Aufträge grundsätzlich im offenen oder nichtoffenen Verfahren zu vergeben. In bestimmten Fällen sind diese Verfahrensarten jedoch ungeeignet oder haben sich als ungeeignet erwiesen, da keine ordnungsgemäßen oder nur unannehmbare Angebote eingereicht wurden. Dann können unter Einhaltung bestimmter Voraussetzungen andere Verfahrensarten zur Anwendung kommen, wie z. B. der wettbewerbliche Dialog.

Zwar gibt es keine Beschaffungsgegenstände, die per se nur mittels dieser Verfahrensalternativen beschafft werden können, aber eben solche, die aufgrund konkreter Umstände, die mit der Art, der Komplexität oder dem rechtlichen oder finanziellen Rahmen oder den damit einhergehenden Risiken verbunden sind, oftmals nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben werden können, wie z.B. die Beschaffung von Branchen-/Individualsoftware. Auch dann, wenn konzeptionelle oder innovative Lösungen gefragt sind, bietet der wettbewerbliche Dialog eine optimale Verfahrensalternative.

Abb.: Ablauf des wettbewerblichen Dialogs

Im Dialog mit den Bietern können alle Aspekte eines Auftrags erörtert und so gemeinsam eine Lösung entwickelt werden, die den Bedürfnissen und Anforderungen des Auftraggebers am besten gerecht wird. Der wettbewerbliche Dialog kann damit entscheidend die Qualität eines Ausschreibungsergebnisses steigern und ermöglicht eine vergaberechtlich zulässige Einbindung der Teilnehmer eines Vergabeverfahrens.

Soll Ihre Beschaffung im Wege des wettbewerblichen Dialogs erfolgen, so können Sie mit uns auf einen erfahrenen Partner zurückgreifen, der diese Verfahrensart für unterschiedlichste Beschaffungsgegenstände einsetzt. Dies gilt gleich, ob Sie hierbei lediglich punktuelle Unterstützung oder die Abwicklung des gesamten Vergabeprozesses wünschen.

Die Gründe zur Beschaffung einer neuen Software sind völlig unterschiedlich. Gleich ob ein veraltetes System aktualisiert bzw. getauscht werden soll oder schlicht der Bedarf für ein System erst entstanden ist, der mit der Beschaffung verbundene Aufwand wird oft verkannt. Die Beschaffung von Software durch die Öffentliche Hand bedeutet mehr als nur den Kauf eines Systems. Sie birgt Hürden, aber auch Chancen, wenn sie zielgerichtet geführt wird.

Der Weg zur neuen Software kann chronologisch grob in drei Prozessabschnitte aufgeteilt werden:

Wie jede Ausschreibung beginnt auch die Beschaffung von Software mit der Leistungsbeschreibung. Im Unterschied zu anderen Beschaffungsgegenständen bedarf es bei Software oft der Erfassung und ggf. Anpassung bestehender Geschäftsprozesse, der Erfassung und möglicherweise Erneuerung von Hardware und sonstiger IT-Schnittstellen. Ist die gewünschte Leistung beschrieben, so muss dies in einen entsprechenden Systemlieferungsvertrag und bei Bedarf ergänzend in einen an die Lieferung anschließenden Pflegevertrag gegossen werden.

Mit der Leistungsbeschreibung und einem dazugehörigen Vertrag gilt es die Entscheidung für eine Verfahrensart zu treffen, die dem Beschaffungsgegenstand gerecht wird: Offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren oder sogar der Wettbewerbliche Dialog? Die Art des Vergabeverfahrens wirkt sich erheblich auf die Qualität des Ausschreibungsergebnisses aus.

Mit erteiltem Zuschlag steht die Migration des ausgeschriebenen Systems an. Dieser letzte Teilschritt wird oft unterschätzt und bedarf neben eines professionellen Projektmanagements eines umfassenden Vertragsmanagements, denn nur so können gesetzte Ziele erfolgreich realisiert werden.

Die _teamwerk_AG führt als interdisziplinärer Partner bereits seit vielen Jahren erfolgreich den vorgenannten Dreischritt zur Beschaffung von Software für die Öffentliche Hand durch. Gerne unterstützen wir auch Sie bei der Beschaffung und Einführung einer neuen Software sowie aller dazugehöriger Prozessschritte.

Dann sind unsere Experten aus dem Bereich Geschäftsprozessanalyse/-optimierung die richtigen Ansprechpartner für Sie. Nicht nur zur Optimierung der Beschaffungsprozesskosten, sondern auch um Manipulation und Korruption (Compliance) vorzubeugen, ist im Beschaffungsbereich eine geordnete Aufbau- und Ablauforganisation sicherzustellen. Des Weiteren sind klare Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse zu definieren.

In geeigneten Fällen kann die Einrichtung zentraler Vergabestellen empfehlenswert sein. Durch zentrale Vergabestellen wird der Beschaffungsprozess vereinheitlicht, standardisiert und auf diese Art und Weise effizienter.

Es kann dann nicht mehr passieren, dass in Unkenntnis paralleler Beschaffungsvorgänge bei anderen Beschaffungsstellen innerhalb desselben öffentlichen Auftraggebers mehrere Verträge mit einem Unternehmen zu unterschiedlichen Konditionen und Preisen abgeschlossen werden.

Dabei ist wichtig, dass jedem der Prozessbeteiligten (u. a. Fachabteilung, Rechtsamt, Dezernat, Rechnungsprüfungsamt, externe Berater, zentrale Vergabestelle) klar ist, wer wann was zu tun hat. Jeder Beteiligte muss aber auch wissen, wie er seine (Teil-)Aufgabe erfüllen kann. Fehlt ihm das notwendige Handwerkszeug, ist der Prozess zum Scheitern verurteilt. Vorhandene Defizite können durch Qualifizierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausgeglichen werden oder man bedient sich externer Unterstützung.

Wir kennen seit langen Jahren öffentliche Verwaltungen und Betriebe mit zentralen Vergabestellen und können daher praxiserprobte Modelle gemeinsam mit Ihnen umsetzen.