Dann übernimmt die _teamwerk_AG gerne die komplette operative Abwicklung des Vergabeprozesses im Sinne einer externen Vergabestelle für Sie!

Dazu gehört neben der Ermittlung des konkreten Bedarfes vor allem die Ausschreibungskonzeption und die Vertragsgestaltung inkl. Leistungsbeschreibung, die wirtschaftliche Ergebnisse erwarten lassen und Rechtssicherheit schaffen. Aber auch die Losbildung (Fachlose, Gebietslose, Mengenlose) spielt für eine marktgerechte Beschaffung eine wichtige Rolle.

Bei der Vertragsgestaltung legen wir großen Wert auf die Qualität der Leistungen oder Waren, die jeweils zu beschaffen sind. Über Auftragserfüllungsklauseln stellen wir sicher, dass Sie erfolgreich auch die Qualität durchsetzen können, die Sie ausgeschrieben haben. Bei längerfristigen Dienstleistungsaufträgen ist zudem eine schlanke Vertragsdurchführung wichtig. So ist etwa bei der Preisbildung und Abrechnung darauf zu achten, dass die Rechnungsprüfung nicht zu einem überhöhten Aufwand führt.

Mit unserer langjährigen Expertise führen wir Ihre Ausschreibungen zu einem wirtschaftlichen Erfolg. Auch nach der Ausschreibung sind wir natürlich für Sie da, etwa wenn Vertragsänderungen wie z. B. Preisanpassungen notwendig werden.

Als externe Vergabestelle leisten wir weiter einen Beitrag zur Korruptionsbekämpfung und Compliance. Hierzu arbeiten wir stetig mindestens mit dem Vier-Augen-Prinzip.

Vielleicht sind Sie sich aber noch unsicher, ob Sie Ihren Bedarf tatsächlich ausschreiben sollen oder ob vielleicht eine Eigenerbringung oder eine interkommunale Kooperation die bessere Wahl ist. Gerne untersuchen wir für Sie solche und ähnliche Fragestellungen. Hierzu empfehlen wir regelmäßig die Durchführung einer Nutzwertanalyse. Die Nutzwertanalyse ist ein Verfahren zur Alternativenbewertung, bei denen Alternativen auch mit Bewertungskriterien gemessen werden, die selbst nicht mit Geldeinheiten messbar sind (multiattributive Nutzenbetrachtung). Hierbei kann eine Alternativenbewertung sowohl unter Berücksichtigung multidimensionaler Zielsysteme als auch spezifischer Zielpräferenzen vorgenommen werden. Diese Verfahren helfen die Komplexität von Entscheidungssituationen zu reduzieren und stellen eine in Wissenschaft und Praxis bewährte Planungsmethode zur systematischen Entscheidungsvorbereitung dar.

Bei der Ausschreibung benötigen Sie vielleicht punktuelle Unterstützung bei komplexen zweistufigen Vergabeverfahren wie nicht offenen Verfahren, Verhandlungsverfahren oder wettbewerblichen Dialogen.

Vielfach werden wir auch bei der Erstellung von Wertungsmatrizen hinzugezogen. Gemäß § 58 der Vergabeverordnung soll der Zuschlag bekanntermaßen auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt werden. Was leicht klingt, kann in der Praxis schnell sehr anspruchsvoll werden. Das wirtschaftlichste Angebot ist dasjenige mit dem besten Preis-/Leistungsverhältnis. Kann ich dann überhaupt noch nur nach dem Preis vergeben? Und bedeutet das, dass nur noch die Zuschlagsformel (Z) =/ verwendet werden darf? Können Eignungskriterien gleichzeitig auch Zuschlagskriterien sein? …

Wir helfen aber auch gerne bei der Erstellung von Verträgen und Leistungsbeschreibungen. Hierbei bringen wir unsere praktischen Erfahrungen aus über 1.000 erfolgreichen Vergabeverfahren in den letzten 20 Jahren mit ein.

Auch bei Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen (Soll-Kosten-Rechnung) unterstützen wir Sie gerne. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, die Soll-Kosten-Rechnung vor der Submission durchzuführen, da in der Regel nur dann eine Aufhebung wegen Unwirtschaftlichkeit in Betracht kommt.

Auch wenn eine Ausschreibung, etwa durch die Erhebung von Verfahrensrügen ins Schlingern gerät, unterstützen wir Sie gerne. Für etwaige Nachprüfungsverfahren oder sonstige vergaberechtlichen Expertisen steht Ihnen die mit uns verbundene Rechtsanwaltskanzlei _teamiur_Rechtsanwälte gerne zur Verfügung.

Klassische Vergabeverfahren sind mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden. Bereits die Ausschreibung z. B. einfach gelagerter Sammel- und Entsorgungsleistungen bedeutet den Druck und Versand von Vergabeunterlagen in einem Umfang von teilweise mehreren 100 Seiten. Umso mehr überrascht es, dass die E-Vergabe, bei der mitunter die gesamte Kommunikation zwischen einem Bieter und der Vergabestelle elektronisch vorgenommen werden kann (sog. Transaktionsplattformen), bisher lediglich geringen Anklang bei kommunalen Vergabestellen gefunden hat. Als Bedenken gegenüber der E-Vergabe führen Vergabestellen primär fehlendes Knowhow i. Z. m. den Ausschreibungsplattformen sowie Unsicherheiten bezüglich gesetzlicher Vorgaben und Vorschriften an.

Seit der Vergaberechtsreform in 2016 bestehen konkrete Vorgaben, in welchem Umfang und ab welchem Stichtag die Durchführung elektronischer Vergaben für die öffentlichen Auftraggeber verbindlich wird. Mit Umsetzung der UVgO auf Landesebene wird, wenn auch nur zum Teil, die E-Vergabe auch im Unterschwellenbereich Einzug erhalten. Die _teamwerk_AG hat bereits vor diesen rechtlichen Verpflichtungen für ihre Kunden Vergaben auf elektronischem Wege durchgeführt und verfügt über ein umfassendes Know-how im Zusammenhang mit allen Belangen der E-Vergabe. Gerne führen wir auch Ihre Ausschreibung bereits heute vollständig auf elektronischem Wege durch, unterstützen Sie bei der Implementierung der Werkzeuge sowie der Optimierung bestehender Prozesse zur elektronischen Vergabe. Auf Wunsch stehen wir Ihnen zudem im Wege eines Inhouse-Seminars für alle theoretischen und praktischen Fragen zur E-Vergabe zur Verfügung.

Für kaum ein anderes Sachgebiet ist die Regelung bestimmter Arbeitsabläufe und organisatorischer Schnittstellen mittels Dienstanweisung sinnvoller als im Bereich öffentlicher Ausschreibungen. Denn das Vergaberecht verzeiht sowohl auf Auftraggeber- als auch auf Bieterseite formale Fehler in den seltensten Fällen. Als Konsequenz droht aus Sicht des öffentlichen Auftraggebers im ungünstigsten Fall die erfolglose Abwehr eines Nachprüfungsverfahrens.
Zur Vermeidung etwaiger Risiken hat die Vorgabe von bestimmten Verfahrensabläufen mittels Dienstanweisung ihre absolute Berechtigung. Die Dienstanweisung kann aber auch dafür dienen, die über viele Verordnungen und Gesetze verteilten Regeln einfach nur übersichtlich zusammenzufassen.
Viele bestehende Dienstanweisungen, die letztlich eine rechtsverbindliche Weisung des Arbeitgebers/Dienstherrn darstellen, sind jedoch sehr textlastig und geben oft nur den Inhalt von Verordnungen und Gesetzen wieder. Sie bieten daher für den Anwender kaum einen Mehrwert.

Kennen Sie das, Sie besuchen ein Seminar und die an die Wand geworfene Präsentation ist derart textlastig, dass entweder nur dem Referenten oder der Folie gefolgt werden kann. Dabei sollte die Folie doch lediglich die relevanten Eckpunkte aufführen, um den Zuhörer mitzunehmen und durch die Präsentation zu führen. Umgekehrt darf ein Skript textlich weiter gehen, damit der Interpretationsraum, den eine reine Grafik bildet, verkürzt bzw. die Grafik erläutert werden kann. Aus dieser Kenntnis heraus stellen wir Ihrer textlichen Dienstanweisung auf Wunsch eine grafische Abbildung der Arbeitsabläufe als Anlage bei, um die Stärken beider Medien optimal zu vereinen.
Gleich, ob Sie eine bestehende Dienstanweisung überarbeiten oder eine solche erstmalig einführen wollen, wir unterstützen Sie gerne bei dieser Aufgabe. Wählen Sie dabei das Ihren Bedürfnissen entsprechende Leistungspaket aus:

• Umsetzung einer Gesetzesnovelle oder interner Veränderungen
• Optimierung von Arbeitsabläufen
• Textliche Darstellung
• Grafische Darstellung

In diesem Fall agieren wir für Sie gemeinsam mit unseren Experten aus dem Bereich Strategie- & Organisationsberatung. Dadurch erhalten Sie die optimale Verknüpfung aus vergaberechtlichem Know-How und praxistauglicher Geschäftsprozessanalyse/-optimierung. Nicht nur zur Optimierung der Beschaffungsprozesskosten, sondern auch um Manipulation und Korruption (Compliance) vorzubeugen, ist im Beschaffungsbereich eine geordnete Aufbau- und Ablauforganisation sicherzustellen. Des Weiteren sind klare Verantwortlichkeiten und Entscheidungsbefugnisse zu definieren.

In geeigneten Fällen kann die Einrichtung zentraler Vergabestellen empfehlenswert sein. Durch zentrale Vergabestellen wird der Beschaffungsprozess vereinheitlicht, standardisiert und auf diese Art und Weise effizienter.

Es kann dann nicht mehr passieren, dass in Unkenntnis paralleler Beschaffungsvorgänge bei anderen Beschaffungsstellen innerhalb desselben öffentlichen Auftraggebers mehrere Verträge mit einem Unternehmen zu unterschiedlichen Konditionen und Preisen abgeschlossen werden.

Dabei ist wichtig, dass jedem der Prozessbeteiligten (u. a. Fachabteilung, Rechtsamt, Dezernat, Rechnungsprüfungsamt, externe Berater, zentrale Vergabestelle) klar ist, wer wann was zu tun hat. Jeder Beteiligte muss aber auch wissen, wie er seine (Teil-)Aufgabe erfüllen kann. Fehlt ihm das notwendige Handwerkszeug, ist der Prozess zum Scheitern verurteilt. Vorhandene Defizite können durch Qualifizierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausgeglichen werden oder man bedient sich externer Unterstützung.

Wir kennen seit langen Jahren öffentliche Verwaltungen und Betriebe mit zentralen Vergabestellen und können daher praxiserprobte Modelle gemeinsam mit Ihnen umsetzen.

Nach § 14 der Vergabeverordnung sind öffentliche Aufträge grundsätzlich im offenen oder nichtoffenen Verfahren zu vergeben. In bestimmten Fällen sind diese Verfahrensarten jedoch ungeeignet oder haben sich als ungeeignet erwiesen, da keine ordnungsgemäßen oder nur unannehmbare Angebote eingereicht wurden. Dann können unter Einhaltung bestimmter Voraussetzungen andere Verfahrensarten zur Anwendung kommen, wie z. B. der wettbewerbliche Dialog.

Zwar gibt es keine Beschaffungsgegenstände, die per se nur mittels dieser Verfahrensalternativen beschafft werden können, aber eben solche, die aufgrund konkreter Umstände, die mit der Art, der Komplexität oder dem rechtlichen oder finanziellen Rahmen oder den damit einhergehenden Risiken verbunden sind, oftmals nicht ohne vorherige Verhandlungen vergeben werden können, wie z.B. die Beschaffung von Branchen-/Individualsoftware. Auch dann, wenn konzeptionelle oder innovative Lösungen gefragt sind, bietet der wettbewerbliche Dialog eine optimale Verfahrensalternative.

Abb.: Ablauf des wettbewerblichen Dialogs

Im Dialog mit den Bietern können alle Aspekte eines Auftrags erörtert und so gemeinsam eine Lösung entwickelt werden, die den Bedürfnissen und Anforderungen des Auftraggebers am besten gerecht wird. Der wettbewerbliche Dialog kann damit entscheidend die Qualität eines Ausschreibungsergebnisses steigern und ermöglicht eine vergaberechtlich zulässige Einbindung der Teilnehmer eines Vergabeverfahrens.

Soll Ihre Beschaffung im Wege des wettbewerblichen Dialogs erfolgen, so können Sie mit uns auf einen erfahrenen Partner zurückgreifen, der diese Verfahrensart für unterschiedlichste Beschaffungsgegenstände einsetzt. Dies gilt gleich, ob Sie hierbei lediglich punktuelle Unterstützung oder die Abwicklung des gesamten Vergabeprozesses wünschen.