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Wir sind eine der führenden Managementberatungen für die Öffentliche Hand und beraten von Mannheim aus Kommunen und kommunale Unternehmen im ganzen Bundesgebiet.

Beschaffung und Einführung von Software durch die öffentliche Hand

Der wettbewerbliche Dialog als effizienter Beschaffungsweg

Stellt sich infolge von veralteten Systemen, dem Wunsch nach einer einheitlichen, möglichst schnittstellenfreien Softwarelösung oder dem Bedarf an einer umfassenderen Softwarekomponente die Frage nach der Beschaffung einer Systemalternative, wird der damit verbundene Aufwand oft verkannt. Die Beschaffung von Software durch die Öffentliche Hand bedeutet mehr als nur den Kauf eines Systems. Sie birgt Hürden, aber insbesondere auch Chancen, wenn sie zielgerichtet geführt wird.

Der Weg zu einer neuen Software kann chronologisch grob in drei Prozessabschnitte aufgeteilt werden: Die Zeit bis zum eigentlichen Vergabeverfahren, die Ausschreibung an sich und der oftmals wichtigste Abschnitt, die Projektbegleitung nach erteiltem Zuschlag.

• Geschäftsprozessanalyse/-optimierung – der Weg vor der Beschaffung

Gleich, ob eine branchenspezifische Softwarelösung oder eine Standard-Software beschafft werden soll: Ehe man eine entsprechende Ausschreibung anstößt, gilt es zwingend den eigentlichen Bedarf zu konkretisieren. Insbesondere Branchenlösungen bieten oft ein großes Portfolio an Leistungsmodulen. Welche Module tatsächlich benötigt werden, hängt u. a. von der bestehenden IT-Landschaft, aber auch von den IST- und SOLL-Geschäftsprozes-sen des öffentlichen Auftraggebers ab. Bevor man sich dazu entschließt, bestehende Systeme auszutauschen, um bei der Beschaffung einer neuen Software die Anzahl an Systemschnittstellen möglichst gering zu halten, sollte geklärt werden, ob die am Markt erhältlichen Lösungen auch tatsächlich den gewünschten Mehrwert bieten. Wesentliches Teilstück der Ausschreibung einer Software ist das sog. Pflichtenheft, in dem u. a. die Leistungsmerkmale definiert werden, welche das neue System mindestens abbilden muss. Daher sollten neben der Erfassung der IT-Landschaft bestehende Ge-schäftsprozesse auf Herz und Nieren geprüft und ggf. optimiert werden. Dies versachlicht einerseits die Definition des Beschaffungsumfangs, hilft aber auch bei dessen Verschriftung.

• Der wettbewerbliche Dialog – ein flexibler und effizienter Beschaffungsweg

Der wettbewerbliche Dialog wurde viele Jahre als unhandliches und kompliziertes Vergabeverfahren empfunden. Dies hat sich nicht zuletzt auch durch die veränderten Anwendungsvoraussetzungen, die die Vergaberechtsnovelle 2016 mit sich gebracht hat, deutlich geändert. Der wettbewerbliche Dialog erlebt seit einiger Zeit einen wahren Nachfrageaufschwung. Und das zurecht, wie die Beschaffung von Software zeigt. Gerade branchenspezifische Lösungen sind oft komplex und mittels einfacher Leistungsverzeichnissen kaum beschreibbar. Da hilft es, wenn man die Anbieter derartiger Lösungen bereits im Vergabeverfahren bei der Konkretisierung von Lösungsansätzen mit ins Boot nehmen kann. Hierfür hat sich der wettbewerbliche Dialog etabliert und hilft bei der flexiblen und effizienten Beschaffung von Software.

• Eine geordnete Nachprojektierung – mehr als nur die halbe Miete

Nach dem Zuschlag ist vor dem Projekt. Mit der Vergabe beginnt einer der wesentlichsten Projektabschnitte in der Einführung einer neuen Software – die Systemmigration. Diese beinhaltet eine Viel-zahl von Teilprojekten, wie die Extraktion von Daten aus den Altsystemen, die Übernahme dieser Daten in das neue System, Schulungen, Installationen, die Schnittstellenentwicklung und -anbindung sowie gegebenenfalls erforderliche Systemanpassungen. Dieser Projektabschnitt wird oft unterschätzt; zeitliche Verzögerungen sind schnell an der Tagesordnung und manchmal kaum vermeidbar. Ein fortlaufendes Projektmanagement, welches die Einhaltung aller Zeitziele und die Erbringung vereinbarter Leistungen im Auge behält, ist daher unabdinglich.

• Ein Beispiel aus der Praxis: Landkreis Mayen Koblenz, Herr Carsten König

Im Jahr 2013 begann der Landkreis Mayen-Koblenz mit der Entwicklung einer der umfassendsten kreislaufwirtschaftlichen Neukonzeptionen in der Kreisgeschichte. Teil der Rekommunalisierung der Abfallwirtschaft war auch die Beschaffung einer Branchensoftware, die bei der künftigen Leistungserbringung in Kooperation mit dem Abfallzweckverband Rhein-Mosel-Eifel ein wesentliches Schlüsselelement darstellt. Herr Carsten König, Referatsleiter der Kreislaufwirtschaft des Landkreises, berichtet aus seiner Erfahrung im Zusammenhang mit der Einführung der neuen Branchensoftware und erklärt worauf der Fokus bei einem derartigen Projekt zu legen ist: „Die Vorgehensweise der Beschaffung über das Vergabeinstrument des wettbewerblichen Dialoges erwies sich als sehr gut. So eröffnete sich im Rahmen der Mehrstufigkeit des Verfahrens die Möglichkeit, allgemeine und konkrete Sachverhalte in diesem doch sehr spezialisierten Bereich anzusprechen.

Als schwierig und im Zuge der operativen Umsetzung auch problematisch erwiesen sich die Schnittstellen zwischen den verschiedenen notwendigen Softwareprogrammen. Wird die technische Umsetzung der Schnittstelle zwischen Abfallsoftware und beispielsweise Finanzbuchhaltungssoftware als unproblematisch dargestellt, trifft dies EDV-handwerklich sicherlich zu. Allerdings sollte man ein großes Augenmerk auf die inhaltlichen Verbindungen und die Option ‚individuelle Lösungen zu schaffen‘ legen. Standardkomponenten erfüllen meist nicht die jeweilige besondere Situation des einzelnen öffentlich-rechtlichen Entsorgers.“

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